L’évènement incontournable qui rassemble étudiant MMI et professionnels pour découvrir les possibilités de stage qui s’offrent au étudiants mais aussi les possibilités de stagiaire pour les entreprise.
Virginie Colombel est professeure de communication au sein de l’IUT. Elle était cette année la cliente pour l'événement “MMI&Après?” pour le département MMI de l’IUT de Chambéry.
Cette année, à cause de la situation sanitaire, la demande était d’organiser l'événement de façon hybride (mi-présentiel / mi-distanciel) tout en ayant le même objectif : avoir un maximum de personnes présentes que ce soit les entreprises ou les élèves.
Nous avons choisi d’axer l'événement sur le thème du voyage. Nous voulions faire un contraste avec la situation actuelle en faisant voyager les gens. Tout d’abord nous avons adapté la charte graphique au thème en adoptant des couleurs vertes et bleues et axé toute notre communication dessus.
La situation sanitaire ne s’arrangeant pas nous avons donc réalisé l'événement entièrement à distance.
Dans un premier temps nous avons réalisé la communication uniquement via les réseaux sociaux, facebook et linkedin pour les professionnels et discord et messenger pour les étudiants.
Pour l'événement, nous avons commencé l'événement la journée avec la diffusion à 8h20 de la présentation de la formation et du showreel sur youtube. Ensuite pour les entretiens, chaque professionnel avait un lien teams, les étudiants les rejoignaient à l’heure indiquée sur le planning que nous leur avons partagé. Nous avions un serveur discord pour que les étudiants nous préviennent en cas de problèmes et qu’ils retrouvent le détail de toutes les offres de stage. Ce serveur nous a aussi servi pour les échanges avec les anciens étudiants en fin de journée.
Le projet majeur de notre année fut celui-ci et afin de le réussir au mieux nous avons dû nous organiser à l’avance afin de faire un sans-faute ! Soucieux de la réussite de cet événement, nous avons mis en œuvre l’ensemble de nos moyens techniques et humains de notre agence. Chaque membre de l’agence a eu un rôle bien particulier qui lui avait été attribué dès le début de l’année.
Afin de pouvoir récupérer l’accès au site “MMI&Après?”, nous nous sommes tournés vers d’anciens étudiants qui avaient fait partie de cet événement lors de précédentes éditions. Ainsi nous nous réunissons au moins une fois par semaine afin de définir et attribuer les différentes tâches (plus ou moins longues) aux membres de l’agence. L’organisation et la planification ont également été 2 tâches à ne pas négliger afin que l’événement se déroule au mieux, ce qui nous a permis d’obtenir de très bons retours de la part de nos étudiants mais aussi de nos entreprises.
Grâce à toute la détermination et la bonne volonté des membres de l’agence Kanzaï et malgré un contexte compliqué, il y a tout de même eu 5 anciens étudiants, 16 professionnels avec un total de 22 offres de stages. De plus 38 étudiants ont participé à l’évènement sans oublier que 17 étudiants ont pu obtenir leur stage grâce à cet événement.
Le principal problème que nous avons rencontré a été le covid-19. Au début de la préparation de l'événement, nous ne savions pas si l'événement pourrait se dérouler en présentiel à l’IUT. Mais, au mois d’octobre, nous avons appris que l'événement ne pourrait avoir lieu qu’à distance. Nous avons donc organisé l'événement en ligne, sur les plateformes de visioconférence et discussion Teams et Discord.
Le planning prévisionnel a été bien respecté, malgré quelques écarts dus à la charge conséquente de travail demandé pour l’organisation de cet événement. Ces légers écarts entre le planning prévisionnel et effectif n’ont pas eu d’effets négatifs à la préparation et au déroulé de l'événement.
Même si la prise de contact avec les entreprises a un peu tardé (faute de répartition des tâches et d’organisation), nous avons pu faire participer un bon nombre d’entreprises lors de cet événement et c’est pour nous une belle réussite.
Nous avons remarqué quelques problèmes dans la base de données lors des inscriptions. En effet, quelques personnes se sont inscrites mais ne sont malheureusement pas apparues dans notre base de données. Nous nous sommes rendu compte rapidement et avons résolu le problème dans des brefs délais.
Le cahier des charges a été respecté, même s’il a dû être revu pour le 100% distanciel. Dans l’ensemble, une bonne distribution des tâches et des prises d’initiatives nous ont permis de réaliser à bien les projets qui nous ont été confiés.
Du point de vue de l’agence, nous sommes satisfaits du travail effectué. Nous avons su être organisés et flexibles pour créer un événement intéressant et agréable pour tous. L'ensemble des participants, étudiant.es et entreprises nous ont fait des retours très positifs, de même pour la cliente Virginie Colombel. Un léger point noir sur un manque de communication avec la cliente. Ce projet nous a appris à communiquer avec plusieurs entreprises, gérer des relations humaines et surtout organiser un événement de A à Z. Si c'était à réitérer, je pense que nous devrons plus communiquer sur l'événement et avec le ou la cliente et ne pas hésiter à appeler des entreprises ou des anciens étudiants.
